מחובבן למקצוען: 5 הכללים לבחירת ציוד למשרד ולעסק

פותחים עסק חדש או מחפשים דרכים לשדרג את סביבת העבודה? בחירת הציוד המשרדי הנכון הוא אחד השלבים החשובים בתהליך אך אף על פי כן, עסקים רבים נכשלים במשימה והתוצאה? החל מבזבוז כספי ועד לעבודה בסביבה משרדית נעדרת ציוד חיוני שיכול לשפר את נוחות ותפוקת העובדים.

אז כיצד תבטיחו שבעסק שלכם יש את כל הציוד הדרוש, לא יותר ולא פחות, ואיך תדעו שאתם רוכשים אותו במחירים הנכונים? קבלו את 5 הכללים לבחירת ציוד למשרד ולעסק שיעשו לכם סדר ויבטיחו לכם משרד מאובזר מבלי להוציא סכומים גבוהים של כסף לשווא.

 

איזה ציוד משרדי אתם צריכים ואיזה לא?

 

כמו במרבית התהליכים המוכרים, על מנת לשפר או לתקן תהליך קיים, צריך להתחיל ולעשות סדר.

בהכנת רשימה של ציוד משרדי חשוב להיכנס אל עובי הקורה ולהבין בדיוק מה הצרכים שלכם ושל העובדים.

תוכלו להיעזר ברשימת ציוד מומלץ אך עליכם לזכור שמדובר ברשימות כלליות שיכולות להוות בסיס התחלתי מאחר שלרוב העסקים תמיד יהיו העדפות וצרכים ייחודיים.

 

אם אתם בעלי עסק פעיל שכבר ביצעו הזמנות בעבר, כדאי לבדוק אילו פריטים היו הכי נצרכים. פעולה נוספת שמומלץ לבצע היא לדון עם העובדים ולנסות להבין מה חסר להם, מה מיותר ואיפה אפשר לשפר את הסביבה כך שהעבודה תתבצע על הצד הטוב ביותר.

זכרו שאנו עושים סדר שמטרתו לא רק לחסוך אלא גם לשפר את התנאים במשרד (שתי ציפורים במכה אחת…).

ההמלצה היא לשלב בין ציוד בסיסי מומלץ לבין הדרישות הפרטניות של העסק שלכם. מדובר בתהליך חיוני במיוחד ורק לאחר שהכנתם רשימה מסודרת נוכל להתקדם אל השלב הבא.

 

כמה אתם משלמים ואיך אפשר לחסוך בהוצאות?

 

אם כבר ביצעתם הזמנה של ציוד בעבר תוכלו להיעזר בחשבוניות כדי להבין את המחירים ששילמתם ולתכנן את הרכישות הבאות כך שיהיו משתלמות יותר.

צעד זה יכול לחסוך לכם 25% מאחר שיותר מחצי מההוצאות מושקע ב20%-30% מכלל הציוד במשרד ואם תצליחו להוריד את העלויות של אותם מוצרים מבוקשים, תוכלו להגיע לחסכון מרשים.

לדוגמה, אם יותר מחצי מההוצאות מושקע בדפים למדפסות, כלי כתיבה וקלסרים משרדיים, עליכם להתמקד במוצרים האלה ולדרוש מהספק הנוכחי להוריד במחיר.

כפי שנראה בסעיף הבא, לאור התחרות בענף האספקה של הציוד למשרדים, מומלץ לבדוק ספקים נוספים מעת לעת, בטח בשלב ההתחלתי.

 

בחירת חברה לאספקת ציוד משרדי לעסק

 

בחירת החברה שתספק לכם את הציוד צריכה להיות מושכלת ולהתבסס על מספר נקודות:

  1. העדיפו ספק שמשווק את המוצרים הנצרכים ביותר במחירים הכי זולים.
  2. בדקו את תנאי המשלוח והשירות בדגש על זמנים, אפשרויות של משלוחים בחינם והיום יותר מתמיד, כדאי גם לבדוק את הדרכים שבהן מתבצעות ההזמנות תוך העדפה ברורה לאפליקציות ואתרים מתקדמים שמאפשרים לבצע אותן במהירות ובאופן נוח יותר ביחס לשיטות המסורתיות של התקשרות טלפונית או מיילים.
  3. שירות ותמיכה – מה קורה אם אתם צריכים ציוד SOS? האם יש מחלקת שירות לקוחות זמינה שיכולה לסייע לכם במקרה הצורך?

בחירת ספק לפי שלושת הנקודות תבטיח לכם שירות איכותי במחיר זול.

 

מי ממונה על ניהול הציוד במשרד?

 

יש לכם רשימה של ציוד נדרש וכבר בחרתם ספק. כעת נותר לבדוק ש"הדברים בשטח" מתנהלים באופן המצופה.

על מנת להשיג את המטרה יש צורך במינוי של עובד שיהיה אחראי על ההתנהלות היומיומית עם הציוד המשרדי, יבצע הזמנות, ימנע בזבוזים אך יחד עם זאת יהיה קשוב לצורכי העובדים.

מומלץ לבחור בעובד בכיר עם קשר בינאישי טוב שיוכל להתנהל עם חבריו במשרד ויחד עם זאת לייצג אתכם מול הספק באופן הולם.

 

ביקורת תקופתית

 

מינוי עובד אחראי הוא צעד מתבקש אך חשוב לבצע ביקורת תקופתית מעמיקה יותר ובעוד שהעובד יהיה אחראי על ההתנהלות היומית, יש צורך במנהל שיבקר את ההוצאות השוטפות על בסיס חודשי, רבעוני ושנתי.

מאחר שמדובר בנושא חשוב, לא די ברפרוף בדוחות אלא לנסות ולהבין היכן ניתן להשתפר ולהפחית בעלויות.

 

איך תדעו שאתם בדרך הנכונה?

 

סביר להניח שתראו שיפור כבר מהחודש הראשון אך כדי להמשיך ולהתנהל באופן נכון, מומלץ לבצע מעת לעת חשיבה יסודית ומעבר על כל חמשת הכללים. רק באופן הזה תוכלו להיות בטוחים שלעובדים שלכם לא חסר כלום ושאתם לא נופלים במלכודת המפורסמת של בזבוז כספים לשווא.