בעידן שבו ארגונים שואפים לפעול ביעילות, במהירות ובשקיפות, תהליכים ידניים המבוססים על נייר, קבצים מפוזרים ואישורים ידניים הופכים לצוואר בקבוק תפעולי של ממש. מחלקות משאבי אנוש, אדמיניסטרציה והנהלה מתמודדות מדי יום עם ריבוי טפסים, חוזים, מסמכים חתומים, תלושי שכר ומידע רגיש – לעיתים ללא מערכת מרכזית אחת שמרכזת, מסדרת ומנגישה את הכול.
המעבר לדיגיטציה של תהליכים פנים־ארגוניים כבר אינו מהלך טכנולוגי בלבד, אלא צורך עסקי. ארגונים מבינים כי ניהול מסמכים מבוזר, עבודה עם ניירת או הסתמכות על שליחת קבצים במייל פוגעים ביעילות, מייצרים טעויות אנוש ומקשים על שליטה ובקרה. בנוסף, כאשר חלק מהעובדים אינם עובדים מול מחשב קבוע – כמו עובדי שטח, סניפים או שירות – האתגר גדל אף יותר.
כאן נכנסת EasyDo לתמונה. הפלטפורמה מספקת מערכת מרכזית אחת לניהול תהליכים הקשורים לעובדים ולמסמכים – החל משלב הקליטה, דרך חתימה על מסמכים, ועד הפצת מידע ומסמכים לאורך חיי ההעסקה. באמצעות ממשק דיגיטלי נגיש, ובעיקר באמצעות שימוש נוח מהמובייל, ניתן להחליף תהליכים ידניים בתהליכים מובנים, מתועדים ומבוקרים.
במקום עבודה המבוססת על טפסים מודפסים, שליחויות פנימיות, קבצים מפוזרים או מערכות לא מחוברות – EasyDo מאפשרת לארגון לנהל את התהליכים התפעוליים שלו בצורה מסודרת, אחידה ודיגיטלית, תוך שיפור זמני טיפול, צמצום טעויות ושמירה על נגישות המידע לכל הגורמים המורשים.
חתימה אלקטרונית וניהול מסמכים (EasyDoc)
בלב הפלטפורמה של EasyDo נמצא מודול החתימה האלקטרונית EasyDoc – כלי המאפשר לארגונים לנהל תהליכי חתימה ואישור מסמכים באופן דיגיטלי, מהיר ומבוקר, ללא צורך בהדפסה, סריקה או מפגש פיזי. עבור ארגונים המתמודדים עם היקפים גדולים של חוזים, טפסים והסכמים, מדובר ביכולת מרכזית שמקצרת תהליכים משמעותית ומפחיתה עומס אדמיניסטרטיבי.
המערכת מאפשרת לשלוח מסמכים לחתימה באמצעות קישור מאובטח או דוא״ל, כך שהנמען יכול לפתוח את המסמך ולחתום עליו מכל מכשיר – טלפון נייד, טאבלט או מחשב – ללא התקנת תוכנה וללא צורך בחשבון משתמש. בתוך המסמך ניתן להגדיר שדות מילוי שונים כגון טקסט, תאריך וחתימה, המכוונים את החותם להשלמת המידע הנדרש בצורה מסודרת.
EasyDoc תומכת בשליחה למספר חותמים, כולל אפשרות להגדיר סדר חתימה כאשר נדרש אישור הדרגתי בין גורמים שונים בארגון או מחוצה לו. במקביל, המערכת שולחת תזכורות אוטומטיות לנמענים שטרם השלימו את החתימה, ובכך מסייעת לקדם תהליכים ללא צורך במעקב ידני.
כל פעולה המתבצעת בתהליך החתימה מתועדת באופן מלא, כולל זמני פתיחה וחתימה, ליצירת תיעוד אמין של התהליך. לאחר השלמת החתימות, המסמך נשמר בארכיון דיגיטלי נגיש ומאובטח, המאפשר שליפה מהירה בעת הצורך.
החתימות המבוצעות באמצעות המערכת עומדות בדרישות חוק חתימה אלקטרונית בישראל, ולכן יכולות לשמש למסמכים תפעוליים ועסקיים במגוון רחב של ארגונים. בכך מספק EasyDoc פתרון מקיף לניהול מחזור החיים של מסמכים – משליחה וחתימה ועד אחסון ותיעוד.
קליטת עובדים דיגיטלית ללא ניירת – EasyDo HR
תהליך קליטת עובד חדש הוא אחד השלבים האדמיניסטרטיביים המורכבים ביותר במחלקות משאבי אנוש, ולעיתים קרובות הוא כולל ריבוי טפסים, מסמכים, אישורים והעברת מידע בין גורמים שונים בארגון. מודול EasyDo HR נועד להפוך תהליך זה לדיגיטלי, מובנה ויעיל – ללא צורך בהדפסות, סריקות או טיפול ידני במסמכים.
המערכת מאפשרת לפתוח עובד חדש במערכת תוך הזנת פרטים בסיסיים בלבד, ולאחר מכן לשלוח לו באופן מרוכז את כל מסמכי הקליטה הנדרשים. העובד יכול למלא טפסים, לחתום על מסמכים ולהעלות קבצים ישירות מהמחשב או מהטלפון הנייד, עוד לפני יום העבודה הראשון או במהלכו.
בין היתר, ניתן למלא טופס 101 דיגיטלי, לחתום על חוזה העסקה ונהלים, ולהעלות מסמכים כגון צילום תעודת זהות, אישור ניהול חשבון בנק או מסמכים נוספים הנדרשים לתהליך הקליטה. כל המידע נקלט באופן מסודר במערכת ומצורף לפרופיל העובד, ללא צורך בהקלדה חוזרת או העברת קבצים בין מערכות.
בנוסף, EasyDo מאפשרת לנהל רישום של ציוד שנמסר לעובד עם תחילת עבודתו – כגון מחשב, טלפון או ציוד אחר – וכך ליצור תיעוד ברור ומסודר כבר משלב הקליטה.
המעבר לתהליך דיגיטלי מצמצם משמעותית טעויות אנוש, מונע אובדן מסמכים, מקצר זמני טיפול ומאפשר למחלקת HR להתמקד בפעילויות בעלות ערך גבוה יותר במקום בעבודה אדמיניסטרטיבית חוזרת. עבור ארגונים המגייסים עובדים באופן שוטף או מפוזרים במספר אתרים, מדובר בשיפור תפעולי משמעותי.
תיק עובד דיגיטלי מרכזי
ניהול מידע עובדים לאורך זמן מהווה אתגר משמעותי עבור ארגונים, במיוחד כאשר הנתונים מפוזרים בין תיקיות פיזיות, קבצים אישיים ומערכות שונות שאינן מחוברות זו לזו. EasyDo HR מספקת פתרון באמצעות תיק עובד דיגיטלי מרכזי, המאחד את כלל המידע והמסמכים הקשורים לעובד במקום אחד נגיש ומאובטח.
במסגרת התיק הדיגיטלי נשמרים פרטים אישיים ותעסוקתיים, מסמכים חתומים, טפסים שהוגשו במהלך הקליטה ולאחריה, וכן מסמכים נוספים שנאספים לאורך תקופת ההעסקה. כל מסמך משויך אוטומטית לפרופיל העובד, כך שניתן לאתר מידע בקלות וללא צורך בחיפוש ידני במקורות שונים.
המערכת שומרת גם היסטוריית מסמכים מלאה, המאפשרת מעקב אחר שינויים, גרסאות ועדכונים – תכונה חשובה במיוחד במקרים של ביקורת, שינוי תנאי העסקה או צורך בשליפה מהירה של מידע עבר. בכך מתקבל מקור מידע אחד ואמין (Single Source of Truth) עבור מחלקת משאבי האנוש והמנהלים המורשים.
הגישה לתיק העובד מנוהלת באמצעות הרשאות, כך שכל גורם בארגון יכול לראות רק את המידע הרלוונטי לתפקידו, תוך שמירה על פרטיות העובד ועל אבטחת המידע. שילוב זה בין ריכוזיות, סדר ונגישות מפחית משמעותית תלות בניירת ובניהול ידני של קבצים, ומאפשר עבודה יעילה ומבוקרת לאורך כל מחזור חיי העובד בארגון.
הפצת תלושי שכר ומסמכים לעובדים
ניהול והפצת מסמכי שכר הם חלק בלתי נפרד מהתפעול השוטף של כל ארגון, אך במקרים רבים התהליך עדיין מתבצע באמצעות שליחת קבצים במייל, הדפסה פיזית או בקשות חוזרות מצד עובדים לקבל מסמכים שאבדו. EasyDo HR מאפשרת להפוך את התהליך לדיגיטלי, מאובטח ומסודר באמצעות פורטל עובדים מרכזי.
המערכת מאפשרת להעלות תלושי שכר, טפסי 106 ומסמכים פיננסיים נוספים, ולהפיץ אותם לעובדים באופן דיגיטלי בלחיצת כפתור. כל עובד מקבל גישה אישית ומאובטחת למסמכים שלו בלבד, ויכול לצפות בהם בכל זמן דרך האפליקציה או הממשק האינטרנטי – ללא תלות במחלקת השכר או בהנהלה.
המסמכים נשמרים בארכיון אישי לאורך זמן, כך שגם לאחר חודשים או שנים ניתן לאתר תלוש או טופס במהירות. יכולת זו מפחיתה עומס פניות פנימיות, מצמצמת טעויות הנובעות משליחה ידנית ומבטיחה שהמידע נשמר בצורה מסודרת ונגישה.
חשוב לציין כי המערכת אינה מבצעת חישובי שכר בעצמה, אלא משמשת כשכבת הפצה, ניהול וגישה למסמכים המופקים ממערכות שכר ייעודיות. בכך היא משתלבת בתהליכי העבודה הקיימים של הארגון, תוך שיפור משמעותי בנוחות השימוש עבור העובדים וביעילות התפעולית עבור מחלקות HR והנהלת החשבונות.
ניהול מסמכים ארגוני, הרשאות גישה ושילוב עם מערכות קיימות
מעבר לניהול מסמכים אישיים של עובדים, EasyDo מספקת גם סביבת עבודה לניהול מסמכים ארגוניים הקשורים לתהליכי משאבי אנוש ואדמיניסטרציה. המערכת מאפשרת אחסון מסודר של מסמכים דיגיטליים, שיוך שלהם לפרופילי עובדים או לקטגוריות ארגוניות, ושליפה מהירה בעת הצורך – בין אם מדובר במסמכים שוטפים, חוזים, נהלים או מסמכים היסטוריים.
כדי לשמור על אבטחת מידע ופרטיות, הגישה למסמכים ולנתונים מנוהלת באמצעות מערכת הרשאות לפי תפקיד. עובדים, מנהלים ואנשי HR נחשפים רק למידע הרלוונטי להם, מה שמאפשר מצד אחד נגישות גבוהה למידע הדרוש, ומצד שני שמירה על סודיות ועמידה בדרישות ארגוניות ורגולטוריות.
בנוסף, EasyDo מתוכננת להשתלב בתשתיות הקיימות של הארגון ולא להחליף אותן. המערכת מאפשרת עבודה לצד תוכנות שכר ומערכות פנימיות אחרות, לרבות ייצוא נתונים ושיתוף מידע בהתאם לצורך. כך ניתן לשפר את תהליכי העבודה מבלי לבצע שינוי עמוק במערכות הליבה שכבר פועלות בארגון.
גישה זו – של ריכוז, סדר, שליטה ואינטגרציה – מאפשרת לארגון ליצור תשתית דיגיטלית אחידה לניהול מסמכים ותהליכי עובדים, תוך צמצום כפילויות, הפחתת עומס אדמיניסטרטיבי ושיפור היעילות התפעולית הכוללת.
